خمس نصائح لتخفيف التكاليف التشغيلية في المشاريع الصغيرة

يعتبر امتلاك شركة خاصة حلماً كبيراً للعديد من الأشخاص. ستتمكن بمجرد بدء عملك الخاص من التحكم إلى حد كبير في مسار حياتك العملية، وسيسمح لك ذلك بتطبيق رؤيتك المستقبلية بالطريقة التي تناسبك. فعندما تمتلك سلطة كاملة بما يتعلق بخيارات الشركة، فلن تقلق بشأن تحمل مسؤولية قرارات العمل السيئة لمديرك أو طردك من العمل نتيجة لمشاكل شخص آخر.

لا بد من رفع كفاءة العمل في شركتك إلى أقصى الحدود، إن كنت ترغب في إدارة عمل مربح. أحد أهم الأمور التي عليك مراعاتها تخفيض التكاليف التشغيلية من خلال تطبيق بعض الأنشطة اتي من شأنها توفير التكلفة والحد من الهدر.

كما يمكنك الاستعانة بخدمات أو تقنيات خارج شركتك للقيام بأمور مهمة لاستمرار عملك ولكنها غير جوهرية في الوقت ذاته. ولا يمكن تجاهل وجود استراتيجية صارمة تضمن إنفاق التكاليف التشغيلية الأساسية فقط في أي شركة صغيرة تسعى إلى تحقيق النجاح على المدى الطويل. تنفيذ لك لن يكون سهلاً للغاية، لكن اتباعك للنصائح الخمس التالية سيساعدك في تقليل التكاليف التشغيلية.

ما هي التكاليف التشغيلية، وكيف يمكن حسابها؟

التكلفة أو النفقة التشغيلية- OPEX- هي جميع التكاليف المرتبطة بإدارة الأعمال التجارية. وتتألف هذه التكاليف من: أجور الموظفين ورواتبهم، بدل الإيجار والخدمات، نفقات التسويق وغيرها من المصاريف العامة. ويعد حساب التكلفة التشغيلية أمرًا ضروريًا أثناء إقرار ميزانية فعّالة لهذه النفقات الجارية. كما يمكن استخدام قيمة التكلفة التشغيلية لتقدير كلفة إدارة الشركة على المدى الطويل وتوقع النفقات إضافة إلى وضع خطط مستقبلية تنموية.

هناك ثلاثة أنواع من التكاليف التشغيلية:

التكلفة الثابتة

هذه التكاليف ثابتة لا تتغير بتغير إنتاجية العمل. ولا تعتبر مؤشراً لقياس إنتاجية الشركة حيث على الإدارة إنفاقها في جميع الاحوال حتى وإن لم يقدم موظفوها أداءاً جيداً. تتضمن أمثلة التكاليف الثابتة بدل الإيجار والتأمين والخدمات إضافة إلى الرواتب الإدارية.

التكلفة المتغيرة

تختلف هذه تكاليف بناءً على مقدار الإنتاج الذي تنتجه شركتك، حيث ترتفع تكاليف الشركة مع ارتفاع إنتاجها لأنها تحتاج إلى شراء المزيد من المواد الخام أو توظيف المزيد من العمال، أو استهلاك المزيد من الكهرباء. وتشمل التكاليف المتغيرة المواد الخام والكهرباء والعمالة المباشرة.

التكلفة شبه المتغيرة

هذه التكاليف غير ثابتة أو متغيرة بشكل كلي لأنها تتصف بصفات الاثنين معاً ويمكن أن تتغير مع تغير معدل الإنتاج. وتشمل أمثلة التكاليف شبه المتغيرة نفقات الصيانة وأجور العمل الإضافي للموظفين.

إجمالي تكاليف التشغيل = تكلفة البضائع المباعة (COGS) + مصاريف التشغيل (OPEX)

لحساب التكاليف التشغيلية، عليك أولاً حساب تكلفة البضائع المباعة (COGS) مثل العمالة والمواد الخام والنفقات العامة. ثم أضف جميع نفقات التشغيل (OPEX) مثل بدل الإيجار وتكاليف الصيانة والتسويق والمرافق وما إلى ذلك. مجموع هذين المكونين هو إجمالي التكلفة التشغيلية.

إليك الآن خمس نصائح لتقليل التكاليف التشغيلية في المشاريع الصغيرة:

اعتمد بيئة العمل الهجينة

بدأت العديد من الشركات في سنغافورة بالانتقال إلى نموذج العمل الهجين.

باعتباره محركاً أساسياً في عالم الاقتصاد المعاصر. تغيرت طريقة إدارة المكاتب التقليدية بشكل ملحوظ في الآونة الأخيرة لتحل محلها بيئة العمل الهجينة التي تعتبر أحدث أساليب العمل على الإطلاق. في هذه البيئة الهجينة، يمكن أن يعمل الموظفون عن بعد بدوام كامل من منازلهم ويمكنهم الحضور إلى المكاتب في أيام معينة ويستطيعون تأدية عملهم من خلال دمج الأسلوبين معاً.

باتباع بيئة العمل هذه، لن توفر بدل إيجار المكاتب فحسب، بل ستقلل أيضًا من نفقات تنقل الموظفين وفواتير الكهرباء والتكاليف العامة الأخرى المرتبطة بإدارة مكاتبك.

استثمر في التكنولوجيا

يمكن أن يساعد الاستثمار في التكنولوجيا المناسبة للشركة في توفير النفقات وزيادة الكفاءة. كما يمكن لتقنيات مثل الحوسبة السحابية، والاتصالات الرقمية، والأتمتة أن تقلل من الحاجة إلى القوى العاملة مع الاستمرار في توفير نتائج قابلة للمقارنة. ولا بد من أتمتة أكبر قدر ممكن من العمليات في أي شركة تتطلع إلى خفض التكاليف التشغيلية.

ستساعدك الأتمتة في تقليل الحاجة إلى العمل اليدوي وتقليل الأخطاء وزيادة الكفاءة في كافة أقسام مؤسستك. ويمكن القيام بذلك باستخدام حلول برمجية كبرامج الجدولة وإدارة المهام وخدمة العملاء وغيرها الكثير. وعلى الرغم من وجود تكلفة أولية، فإن إجمالي المبالغ الموفرة على المدى الطويل ستعوض أكثر مما تم استثماره في التقنيات المختلفة.

صحح أخطاءك الإدارية

قد يساعد تحديد وإصلاح الأخطاء الإدارية في تقليل تكاليف العمل، وتتضمن هذه الأخطاء أي أمرمتعلق بالموارد المهدرة، عمليات الإدارة غير الفعالة أو حتى الاستخدام الخاطئ للموارد البشرية. يمكنك تحليل كل عملية على حدة وتقليل النفقات الثانوية من خلال التمعن في تحليل كل عملية إدارية بشكل منفصل.

استأجر مكتباً افتراضياً

يعتبر المكتب الافتراضي حلاً مميزاً لتوفير التكاليف العامة وتحسين الكفاءة. وتستطيع الشركات الحصول على خدمات المكاتب الافتراضية مثل مساحات العمل المشتركة، الخدمات البريدية، الاتصال بالانترنت، خدمات الاتصال الهاتفي بكلفة أقل بكثير من تكلفة المساحات المكتبية التقليدية.

باقة سيرفكورب للمكاتب الافتراضية حل مثالي للشركات التي تحتاج عنوان مكتب فعلي وخدمات مكتبية دون الحاجة لتحمل تكلفة المكاتب التقليدية. يمكن لأي شركة الاستفادة من هذه المزايا المريحة والمرنة في أي مكان حول العالم.

قم بإلغاء اشتراكك في البرامج غير المستخدمة

الاشتراك في باقات الخدمات البرمجية فكرة جيدة لتقليل التكاليف التشغيلية، حيث تستخدم الشركات أحدث البرامج دون الحاجة إلى إنفاق مبالغ كبيرة في شرائها بشكل مباشر. ومع ذلك، تدفع العديد من الشركات اشتراكات لبرامج لم تعد تستخدمها أو ربما لم تستخدمها أبدًا. من المهم أن يكون لديك برامج مفيدة ، لكنك لا تريد أن تدفع مقابل أي خدمة لا يتم الاستفادة منها.عليك دراسة اشتراكاتك النشطة وإلغاء الاشتراك في جميع البرامج أو الخدمات المندرجة ضمن هذه الفئة.

نصائحنا الخمس مجرد أمور بسيطة لتقليل التكاليف التشغيلية في الشركات الصغيرة. على تلك الشركات البحث بشكل مستمرعن أساليب جديدة لتوفير المال، لكن لا تنسَ أن تقليص النفقات لا يعني بالضرورة التضحية بجودة خدمتك أو إنتاجيتك.

إنها فرصتك لتوفر بعض النفقات ورفع كفاءة شركتك! كل ما عليك فعله هو اتباع هذه النصائح البسيطة والتأكد أنك تنفق المال مقابل الخدمات الضرورية فقط.